Предварительное техническое задание на интеграцию интернет-магазина с CRM
Настройки системы
- 1. Настройки лимита времени на каждый этап заказа:
- a. Обработка новых заказов
- b. Подтверждение заказа
- c. Упаковка товара
- 2. Статусы заказа:
a. Новый
- b. Оплачен безналом
- c. В обработке
- d. Подтвержден
- e. Отменен покупателем
- f. Формирование
- g. Отменен поставщиком
- h. Сформирован
- i. Доставляется
- j. Доставлено
- k. Отменен после доставки
- l. Подтверждение повторной доставки
- m. Повторная доставка
- n. Доставлено
- 3. Статусы товара:
- a. Нет на складе
- b. Формируется
- c. На складе
Интеграция с сайтом
- 1. МПЗ ищет новые бренды и Поставщиков.
- 2. МПЗ заключает договор с Поставщиком.
- 3. МПЗ авторизуется в Системе и создает карточку Поставщика (контрагент, тип поставщик).
- 4. МПЗ в карточке Поставщика нажимает кнопку «Отправить анкету». На email Поставщика от имени МПЗ отправляется стандартное письмо с анкетой по товарам и доступному кол-ву.
- 5. Поставщик присылает заполненную анкету.
- 6. Распродажа и товары загружаются на сайт.
- 7. Система автоматически (например, 1 раз в сутки) забирает с сайта список распродаж, дату начала и окончания, идентификатор поставщика и список товаров распродажи. По идентификатору распродажа привязывается к Поставщику, т.е. при просмотре карточки Поставщика будут видны все его распродажи и время проведения. (Нужно договориться об обязательных полях для распродаж и товаров на сайте, чтобы упростить интеграцию)
Обработка заказа
- 1. Система автоматически (например, каждые 5 минут) забирает с сайта список новых заказов. Система при необходимости автоматически создает Покупателя (контрагент, тип покупатель) и привязывает заказ. Заказу автоматически присваивается статус «Новый». Всем товарам в заказе присваивается статус «Нет на складе».
- 2. Система проверяет тип оплаты заказа. Если безналичный, то заказ автоматически переводится в статус «Оплачен». В противном случае статус заказа не меняется.
- 3. Оператор авторизуется в Системе, открывает список новых заказов. Заказы подсвечиваются красным, если превышен лимит времени обработки.
- 4. Оператор открывает карточку заказа. Переводит заказ в статус «В обработке».
- 5. Оператор созванивается с Покупателем, подтверждает заказ и уточняет адрес. Переводит заказ в статус «Подтвержден» либо «Отменен покупателем» (Нужно договориться об обязательных полях для выставления этих статусов). Система всем товарам в заказе выставляет статус «Формируется».
Работа с поставщиками
- 1. Система автоматически (например, 1 раз в сутки) формирует напоминание об окончании распродажи.
- 2. МПOЗ авторизуется в Системе, открывает список напоминаний.
- 3. МПOЗ кликает по напоминанию. Ему открывается карточка заказа поставщику, где выводится список заказанных товаров (по артикулам) по распродаже. МПOЗ нажимает кнопку «Подтвердить» и Поставщику по email отправляется для утверждений список товаров.
- 4. Если поставщик подтверждает заказ, то МПOЗ кликает по кнопке «Сформировать документы». Всем заказам, участвующим в этой распродаже выставляется статус «Формирование». Если поставщик отменяет заказы, то МПOЗ кликает по кнопке «Отменить распродажу». Всем заказам, участвующим в этой распродаже выставляется статус «Отменен поставщиком». (Для автоматизации документооборота нужен список документов для поставщика. Так же нужно уточнить схему передачи документов поставщику)
- 5. МПOЗ отдает необходимые документы Экспедитору.
- 6. Экспедитор передает привезенные товары Кладовщику. Кладовщик проверяет соответствие товаров и накладных.
- 7. Кладовщик авторизуется в Системе, открывает форму поиска заказа поставщику. Вводит номер заказа, открывается карточка заказа. Кладовщик наживает кнопку «Оприходовать». Система автоматически проставляет нужное кол-во товаров на складе. Так же Система сама проставляет каждому товару в заказе статус «На складе». Например, если Оператор откроет клиентский заказ, то он увидит, что часть товаров на складе, а остальные остаются со статусом «Формируется».
Доставка заказа
- 1. Кладовщик открывает список клиентских заказов и нажимает кнопку «Обновить». Система фильтрует все заказы и выводит те, которые полностью сформированы, т.е. у которых все товары имеют статус «На складе» и статус самого заказа «Формируется». Заказы, не обработанные в допустимый лимит времени подсвечиваются красным.
- 2. Кладовщик открывает карточку заказа, печатает документы, упаковывает товар и заказу выставляет статус «Сформирован». (Для автоматизации документооборота нужен список документов)
- 3. Кладовщик передает заказы и документы к ним Курьеру, затем открывает список заказов со статусами «Сформирован» и «Повторная доставка». Кладовщик кликает по кнопке «Отправить в доставку». Система проставляет выбранным заказам статус «Доставляется».
- 4. Курьер привозит данные о доставке и передает их Кладовщику.
- 5. Кладовщик авторизуется в Системе, открывает список заказов со статусом «Доставляется». Галочками выбирает заказы, которые доставлены, и кликает на кнопку «Установить статус Доставлено» и Система выставляет выбранным заказам статус «Доставлено». Для заказов, от которых отказались Покупатели выставляется статус «Отменен после доставки». Для заказов, у которых Покупатель не смог встретиться выставляется статус «Подтверждение повторной доставки», и Система автоматически формирует напоминание для Оператора о таких заказах.
- 6. Оператор авторизуется в Системе, открывает напоминание и переходит в карточку заказа покупателя. Оператор созванивается с Покупателем, уточняет необходимость и сроки повторной доставки и выставляет статус «Повторная доставка». Если Покупатель отказывается от заказа, то Оператор выставляет статус «Отказ от повторной доставки». (Нужно уточнить как будет происходить возврат средств за оплаченные заказы)
Поддержка пользователей
- 1. Покупатель звонит Оператору.
- 2. Оператор по любому из параметров: ФИО, номер заказа, email – должна отыскать карточку покупателя или карточку заказа. Т.е. Оператор открывает форму поиска с полями:
- a. Фамилия
- b. Имя
- c. Email
- d. Номер заказа
Результатом поиска по ФИО будет список покупателей, если в выборе показывается 1 результат, то сразу открывается карточка покупателя.
Результатом поиска по Email – карточка покупателя, т.к. email уникален.
Результатом поиска по номеру заказа выводится список заказов по маске «номер%». Если произошло точное совпадение, то открывается карточка заказа.
При просмотре карточки заказа
Оператор должен иметь возможность перейти в карточку покупателя. А при просмотре карточки покупателя
Оператор может просмотреть список всех заказов Покупателя и при необходимости перейти в карточку заказа. Состав списка заказов:
- 1. Номер заказа
- 2. Дата заказа
- 3. Статус заказа